Учет рабочего времени актуален на любом предприятии независимо от его размера. Потери, связанные с опозданиями, прогулами или нерациональными перемещениями сотрудников, обычно выливаются в суммы, значительно превосходящие те, которые требуется вложить в установку аппаратуры, обеспечивающей решение этой задачи. Обычно ее решают системы контроля доступа, которые сегодня могут быть смонтированы на любом предприятии, независимо от его размера и числа сотрудников. Подсистема учета рабочего времени имеется в каждой из них, и кроме основной задачи, ограничения доступа, автоматически выполняется и задача табельного учета, регистрации времени прихода и ухода сотрудников, а иногда еще и оценивается эффективность использования ими рабочего времени. Это позволяет, например, начислять заработную плату лишь за реально отработанное время, повысить общую производственную и технологическую дисциплину и исключить возможные хищения.

Основным принципом таких аппаратно-программных комплексов является то, что любой сотрудник, имеющий доступ на фирму получает свой идентификационный код, который вместе с дополнительной информацией, например, фотографией, помещается в базу данных. Сам же работник имеет при себе небольшую пластиковую карту или брелок с вмонтированным микрочипом, содержащими информацию, распознаваемую считывателями системы контроля доступа.

На небольшом предприятии или в офисе, где число сотрудников невелико, обычно бывает достаточно поставить такой считыватель на входе. Информация, полученная считывателем из карты или брелока, автоматически сопоставляется с информацией, хранящейся в базе данных. Система контроля доступа принимает решение о разрешении прохода данного лица, и, если это допускается, данные передаются в программу учета рабочего времени.

На крупных предприятиях, где число работников может превышать тысячу человек, такое решение малоэффективно. Здесь, кроме обычной задачи учета прихода-ухода, желательно иметь и возможность контроля перемещения сотрудников по территории. В этом случае, в ключевых точках (точках прохода), устанавливаются дополнительные считыватели. Система дает оперативную информацию, позволяющую найти человека по последней точке прохода, где он был идентифицирован. Все данные о внутренних перемещениях хранятся в базе, причем отдельно по каждому сотруднику, что дает возможность в любой момент извлечь их оттуда для анализа. Кроме того, по окончании рабочего времени всегда можно узнать, нет ли на территории сотрудников, которые там остались, не имея на это соответствующего разрешения.

В целом, функциональные возможности систем учета рабочего времени, входящих в состав системы контроля доступа, определяются лишь пожеланиями заказчика и его финансовыми возможностями.